Materi 5 - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen

Fungsi Organizing

Hallo sobat kuliner🙌 MinKul mau tanya nih, sobat kuliner masih ingat gak pada materi sebelumnya kita sudah belajar apa? Nah, benar sekali! pada materi sebelumnya kita belajar mengenai fungsi perencanaan. Selain fungsi perencanaan, ada juga fungsi organizing. Pada kali ini, MinKul akan membahas mengenai fungsi organizing. Simak penjelasan MinKul yaa 😉

Pengertian Fungsi organizing

Perencanaan saja tidak cukup menggambarkan satu bentuk apa yang akan dilakukan dan dalam  program apa saja yang harus dilakukan tapi harus dihimbau dan lanjutkan dengan fungsi yang kedua yaitu fungsi organizing. Fungsi organizing adalah aktifitas mengalokasikan sumber daya untuk kepentingan pencapaian tujuan organisasi. Hal ini tercermin dalam pembagian tenaga kerja ke departemen & pekerjaan tertentu, garis otoritas formal, dan mekanisme untuk mengoordinasikan beragam tugas organisasi.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi didefinisikan sebagai bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu dibagi, bagaimana sumber daya itu dialokasikan, dan bagaimana departemen atau divisi yang ada di suatu organisasi dikoordinasikan dengan baik. Struktur organisasi berisi kumpulan tugas-tugas formal yang harus dikerjakan. Struktur organisasi juga mencerminkan hubungan kegiatan pelaporan secara formal. Struktur organisasi juga bisa mencerminkan bagaimana koodinasi antara pegawai lintas departemen. Struktur organisasi dapat berbentuk bagan organisasi (The organization Chart). Bagan organisasi adalah representasi virtual yang berisi kerangka kerja untuk control vertikal.

Spesialisasi Pekerjaan (Work Specialization)

Prinsip lain selain struktur organisasi adalah work specialization. Hal ini dikarenakan pegawai bekerja berdasarkan kompetensi dan spesialisasi yang dimilik. Pegawai dipastikan mengerjakan sesuai dengan spesialisasinya. Contohnya saat ada pegawai yang ditepatkan di marketing, maka tugas yang dijalankanny adalah memasarkan produk-produk. Spesialisasi pekerjaan cenderung lebih efisien.

Rantai Komando (Chain of Commad)

Ada prinsip lain yaitu chain of commad. Di struktur organisasi akan jelas mana garis-gars yang tidak terputus-putus dan mana yang terputus-putus. Garis otoritas yang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam suatu organisasi dan menunjukkan siapa melapor kepada siapa. Ada dua prinsip yang mendasarinya, yaitu kesatuan komando dan prinsip skalar.

Otoritas (Authority)

Otoritas adalah bentuk formal dah sah dari seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah. Otoritas juga memungkinkan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan organisasi. 

Otoritas dibedakan menjadi 3 karekteristik

• Otoritas diberikan pada posisi organisasi, bukan orang

• Otoritas diterima bawahan

• Otoritas mengalir ke bawah hierarki vertikal

Responsibility (Responbilitas)

Di satu sisi apabila diberikan otoritas, maka harus mengimbanginya dengan tanggung jawab. Tanggung jawab adalah tugas  untuk melakukan tugas atau aktivitas yang sudah ditugaskan kepada karyawan. Dalam hal ini, manajer diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab.

Accountability (Akuntabilitas)

Akuntanbilitas adalah mekanisme yang menyangkut bahwa otoritas dan tanggung jawab yang kita pegang adalah bagian untuk menjaga kepercayaan dari pihak lain. Orang-orang harus melaporkan dan membenarkan hasil tugas kepada mereka yang berada di atas mereka dalam rantai komando.

Delegation (Delegasi)

Delegasi adalah proses yang digunakan manajer untuk mentransfer wewenang dan tanggung jawab. Sebuah organisasi mendorong seorang manajer untuk mendelegasikan wewenang ke tingkat serendah mungkin. 

Teknik delegasi :

• Berikan intruksi menyeluruh

• Pertahankan umpan balik

• Mengevaluasi dan menghargai kinerja

• Delegasikan seluruh tugas

• Pastikan bahwa wewenang sama dengan tanggung jawab

• Pilih orang yang tepat

Otoritas Lini dan Staff (Line and Staff Authority)

• Line Authority (Otoritas Lini) : Individu dalam posisi manajemen memiliki kekiatan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan langsung.

• Staff Authority (Otoritas Staff) : Diberikan kepada spesialis staff di bidang keahlian mereka

.

Rentang Manajemen/Rentang Kendali (Span of Management/Span of Control)

• Jumlah karyawan yang melapor kepada supervisor

    - Tampilan tradisional : Tujuh bawahan per manajer

    - Organisasi ramping hari ini : 30+ bawahan

• Keterlibatan Pengawas

    - Harus terlibat erat dengan bawahan, rentangnya harus kecil

    - Perlu sedikit keterlibatan dengan bawahan, bisa besar

Faktor-faktor yang Berhubungan Dengan Kurangnya Keterlibatan Supervisor

• Pekerjaan stabil dan rutin

• Bawahan melakukan tugas kerja serupa

• Bawahan terkosentrasi si satu lokasi

• Bawahan sangat terlatih

• Aturan dan prosuder yang menentukan aktivitas tugas tersedia

• System pendukung dan personel tersedia untuk manajer

• Sedikit waktu yang diperlukan dalam kegiatan nonsupervisory

• Preferensi dan gaya manajer mendukung rentang yang besar

Struktur Tinggi versus data ( Tall versus Flat Structure)

• Rentang kendali yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar

• Struktur tingii memiliki rentang yang sempit dan tingkat yang lebih hierarkis

• Struktur datar memiliki rentang yang lebar, tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki yang lebih sedikit

• Kecenderungan mengarah pada rentang kendali yang lebih luas

Sentralisasi versus Desentralisasi (Centralization versus Decentralization)

• Perubahan yang lebih besar dab ketidakpastian dalam lingkungan biasanya diasosiasikan dengan desentralisasi

• Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan

• Pada saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, otoritas dapat dipusatkan di atas

Departementalisasi 

Basis di mana individu dikelompokkan ke dalam departemen

    

a) Vertical Functional approach (Pendekatan fungsional vertikal)

Pengelompokan posisi ke dalam departemen berdasarkan kesamaan keterampilan, keahlian, dan penggunaan sumber daya

    - Informasi mengalir naik dan turun

    - Rantai komando menyatu di atas

    - Manajer dan karyawan cocok karena pelatihan dan keahlian yang sama

    - Aturan dan prosedur yang mengatur tugas dan tanggung jawab

b) Divisional Approach (Pendekatan divisi)

Dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah geografis yang sama.

Kelebihan :

    - Penggunaan sumber daya yang efisien

    - Pengembangan spesialisasi keterampilan

    - Kendali manajemen puncak

    - Koordinasi yang sangat baik

    - Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

Kelemahan:

    - Komunikasi yang buruk

    - Respon lambat terhadap perubahan eksternal

    - Keputusan terkonsentrasi di atas

    - Pin menunjuk tanggung jawab sulit

    - Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh karyawan

c) Horizontal Matrix approach (Pendekatan matriks horizontal) 

Rantai komando fungsional dan divisi. Beberapa karyawan melapor kepada dua bos

Kelebihan :

    - Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hierarki tunggal

    - Beradaptasi dengan perubahan lingkungan

    - Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis

    - Keahlian tersedia untuk semua divisi

    - Tugas yang diperbesar untuk karyawan

Kelemahan :

    - Rantai komando ganda

    - Konflik tinggi antara dua sisi matriks

    - Banyak pertemuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

    - Kebutuhan akan pelatihan hubungan manusia

    - Dominasi kekuasaan oleh salah satu sisi matriks

d) Team-based approach (Pendekatan berbasis tim) 

 Dibuat untuk menyelesaikan tugas tertentu

Kelebihan :

    - Mengurangi hambatan antar departemen

    - Waktu respons lebih cepat

    - Moral yang lebih baik

    - Mengurangi biaya administrasi

Kelemahan :

    - Loyalitas ganda dan konflik

    - Waktu dan sumber daya dihabiskan untuk rapat

    - Desentralisasi yang tidak terencana

    

e) Network approach (Pendekatan jaringan) 

Hubungan pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi mereka yang lain yang menjalankan fungsi vital. Departemen bersifat independen, dan dapat ditempatkan di mana saja.

Kelebihan :

    - Daya saing global

    - Fleksibilitas tenaga kerja

    - Mengurangi biaya administrasi

Kelemahan :

    - Tidak ada kontrol langsung

    - Kehilangan sebagian dari organisasi sangat berdampak pada sisa organisasi

    -   Loyalitas karyawan melemah

f) Virtual approach (Pendekatan virtual) 

Menyatukan orang untuk sementara waktu untuk mengeksploitasi peluang tertentu kemudian bubar.

Gugus Tugas, Tim, Manajemen Proyek

• Gugus Tugas : tim/komite sementara dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen

• Manajer Proyek : bertanggung jawab untuk mengoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara penuh waktu untuk penyelesaian proyek tertentu

Rekayasa ulang

• Desain ulang radikal proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan.

• Proses :  kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai.

Faktor Pembentuk Struktur

• Mengikuti strategi

• Mencerminkan lingkungan

• Sesuai dengan teknologi

- Teknologi layanan

- Teknologi digital