Materi 4 - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan

Fungsi Perencanaan

Hallo sobat kuliner🙌 Pada materi sebelumnya kita sudah belajar mengenai fungsi manajemen. Nah, sekarang MinKul mau tanya nih sobat kuliner masih ingat gak sih ada berapa fungsi manajemen? Iya, benar sekali ada 4 fungsi manajemen! Di dalam manajemen ada 4 fungsi, yaitu perencanaan, organizing, leading, dan controlling. Pada kali ini, MinKul akan membahas mengenai fungsi perencanaan. Simak penjelasan MinKul yaa 😉

Pengertian Fungsi Perencanaan

Di dalam manajemen ada 4 fungsi, yaitu perencanaan, organizing, leading, dan controlling. Perencaan adalah proses pengambilan tentang apa saja yang harus ditargetkan oleh perusahaan. Di dalam perencaan Menyusun atau membuat program-program untuk tercapainya tujuan tersebut dari awal

Merencanakan Masa Depan 

Di dalam dunia sekarang ini dihadapi oleh organisasi, perusahaan, atau instansi itu adalah lingkungan yang karakterisiktinya FUCA (Full Time, Uncertainly, Complects, Ambifity).  Hal tersebut selalu dialami karena lingkungan bersifat dinamis. Oleh karena itu, bagaimana tugas manajer membuat suatu perencanaan yang mampu mengantisipasi lingkungan yang selalu berubah baik dai sisi ekonomi, politik, dan sosial. 

Pentingnya Tujuan dan Rencana 

- Rationale for decisions

Perencaan sebagai dasar untuk mengambil keputusan. Ketika masuk ke fungsi organizing, maka di fungsi tersebut manager yang mengambil keputusan. Misalkan mengelola pegawainya.

- Gates of Action

Sebagai pedoman untuk bertindak sebagai pedoman untuk melakukan pekerjaan tertentu dari pegawai-pegawai jadi SDM yang ada di organisasi tersebut.

- Standard of Performance

Standar kinerja pengawai dan standar kerja perusahaan.

Tujuan dan Perencanaan (Goals and Plans)

- Goal (Tujuan) : kondisi di masa yang akan datang yang ingin dicapai oleh organisasi.

- Plan (Rencana) : Menyusun jadwal-jadwal pelaksanaan dan setiap program tersebut dalam upaya untuk mencapai tujuan organisasi.

- Planning (Perencanaan) :Menentukan tujuan organisasi dan sarana untuk mencapainya.

Tingkat tujuan/Rencana dan Kepentingannya 

1. Mission Statement

Goals utama dari organisasi akan tercermin dari visinya. Pada tingkat ini menggambarkan mau jadi apa perusahaan atau organisasi di masa yang akan datang. Pentingnya misi adalah untuk memberi pesan kepada orang lain tanpa organisasi di luar masyarakat umum terkait legitimasi dari suatu organisasi kepada investor, customers, supplier, dan community

2. Strategis Goals/Plans Senior Management

Dalam mencapai suatu misi dibutuhkan tujuan strategi dan sasaran strategi. Untuk mencapai tujuan strategi tersebut dibutuhkan dokumen perencanaan strategi. Tanggung jawab rencana strategi adalah top level manager, seperti direktur di sebuah perusahaan.

3. Tactical Goals/Plans Middle Management

Rencana strategi dipecahkan menjadi tactical goals/plans yang menjadi tanggung jawab middle manager, seperti manager keuangan, manager SDM, manager marketing, dan manager produksi. 

4. Operational Goals/Plans Lower Management

Untuk menyusun target operasional dan rencana operasional menjadi tanggung jawab low manager, karena low manager yang nantinya akan berhadapan langsung dengan karyawan. Tidak mungkin rencana strategic goals akan tercapai apabila tactical goal nua tidak dibuat. Sama halnya jika tactical goalsnya sudah tercapai tetapi operational goals nya tidak buat. Jadi, intinya harus berjalan secara bersama-sama.

Manfaat Bagi Organisasi 

1. Legitimasi

        - Untuk apa organisasi itu (alasan keberadaan)

        - Melambangkan Legitimasi

        - Karyawan mengidentifikasi dengan tujuan keseluruhan

2. Sumber Motivasi dan Komitmen

        - Identifikasi karyawan dengan organisasi

        - Memotivasi dengan mengurangu ketidakpastian

3. Panduan untuk bertindak

        - Memberikan arahan (memfokuskan perhatian pada target tertentu)

        - Upaya langsung menuju hasil penting

4. Rasional untuk keputusan

        - Pelajari apa yang ingin dicapai oleh organisasi

        - Membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peran, kinerja, struktur,                     produk, dan pengeluaran akan dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan

5. Standar kinerja

        - Sajikan sebagai kriteria kinerja

        - Memberikan standar penilaian

Misi Organisasi

• Misi : Alasan keberadaan organisasi

• Pernyataan Misi

    - Secara luas menyatakan ruang lingkup dan operasi bisnis dasar yang membedakannya dari jenis            organisasi serupa

    - Dapat mencakup pasar dan pelanggan

    - Menjelaskan nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, sikap terhadap keryawan

Tujuan dan Rencana Strategis

• Tujuan Strategis

    o Dimana sebuah organisasi ingin berada di masa depan

    o Berkaitan dengan organisasi secara keseluruhan

• Reancana Strategis

    o Tindakan Langkah-langkah yang digunakan untuk mencapai tujuan startegis

    o Blueprint yang mendefinisikan organisasi kegiatan dan alokasi sumber daya

    o Cenderung jangka Panjang

Tujuan dan Rencana Taktis

• Tujuan Taktis

    o Berlaku untuk manajemen menegah 

    o Sasaran yang menentukan hasil yang harus dicapai oleh divisi dan departemen utama

• Rencana Taktis

    o Tingkat organisasi yang lebih rendah yang menentukan tindakan langkah-langkah untuk mencapai         tujuan operasional

    o Alat untuk operasi harian dan mingguan 

    o Jadwal merupakan komponen penting

Pencapaian Tujuan

• Rantai Sarana Akhir

    o Pencapaian tujuan di tingat yang kebih rendah memungkinkan pencapaian tujuan tingkat tinggi

    o Tanggung jawab organisasi tradisonal

        - Strategis : manajemen puncak

        - Manajemen taktis – menengah

        - Operasional = manajemen lini pertama dan pekerja

Hirarki Tujuan 

Operational goals harus mendukung pencapaian Tactical Goals. Tactical Goals yang dibuat harus mendukung pencapaian Strategic Goals. Strategic Goals dibuat untuk mencapai misi dari organisasi.

Krakteristik Penetapan Tujuan yang Efektif

• Spesifik dan terstruktur

• Menantang tapi realistis

• Periode waktu yang ditentukan

• Dihubungkan ke hadiah

Model Proses MBO (Management By Objectives)

Model Proses MBO merupakan bagaimana manajemen dapat bekerja berdasarkan objektif atau target yang harus dicapai. Prosesnya dimulai dari Langkah pertama, yaitu menentukan goals. Kemudian, menyusun rencana tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai misi tersebut. Di dalam Action Plans ada proses melakukan review secara berkesinambungan di Langkah ketiga agar ketika terjadi penyumpangan maka secara segera strategi dilakukan perbaikan. Langkah keempat atau terakhir, yaitu dinilai apakah kinerja keseluruhan itu tercapai atau tidak.

Manfaat dan Permasalahan MBO (Management By Objectives)

• Manfaat MBO

    o Upaya manager dan karyawan difokuskan pada kegiatan yang akan menyebabkan pencapaian                 tujuan

    o Performa bisa ditingkatkan di semua tingkat perusahaan

    o Karyawan termotivasi

    o Departemen dan tujuan individu adalah selaras dengan tujuan perusahaan

• Permasalahan MBO

    o Perubahan konstan mencegah MBO bertahan

    o Lingkungan miskin hubungan majikan-karyawan mengurangi efektivitas MBO

    o Tujuan strategis dapat digantikan oleh tujuan operasional

    o Organisasi mekanistik dan nilai-nilai yang menghambat partisipasi dapat merusak proses MBO

    o Terlalu banyak dokumen menghabiskan energi MBO

Rencana Sekali Pakai Untuk Sasaran Yang Tidak Mungkin Diulangi 

• Program adalah seperangkat tujuan dan rencana yang kompleks untuk mencapai tujuan organisasi satu kali yang penting

• Proyek mirip dengan program, tetapi umumnya lebih kecil cakupan dan kompleksitasnya

Rencana Berdiri Untuk Tugas Dilakukan Berulang Kali 

• Suatu kebijakan adalah panduan umum untuk tindakan dan memberikan arahan bagi orang-orang di dalam organisasi

• Aturan menjelaskan bagaimana suatu tindakan tertentu harus dilakukan

• Prosedur mendefinisikan serangkaian langkah yang tepat untuk digunakan dalam mencapai pekerjaan tertentu

Rencana Kontijensi Situasi Spesifik - kondisi tak terduga 

• Identitas Faktor yang Tak Terkendali

    o Kemerosotan ekonomi

    o Penurunan pasar

    o Meningkatnya biaya persediaan

    o Perkembangan teknologi

    o Keselamatan kecelakaan

•  Minimalkan Dampak Faktor Tak Terkendali - Perkirakan

    o Berbagai respons alternatif terhadap kontinjensi berdampak tinggi yang paling mungkin terjadi

Skenario Bangunan

Melihat tren dan diskontinuitas dan membayangkan masa depan alternatif yang memungkinkan untuk membangun kerangka kerja di mana peristiwa masa depan yang tidak terduga dapat dikelola. Memaksa para manajer untuk melatih secara mental apa yang akan mereka lakukan jika rencana terbaik mereka runtuh.

Perencanaan Manajemen Krisis Mendadak - Menghancurkan-Memerlukan Respons Segera 

• Pencegahan

    o Membangun hubungan saling percaya dengan pemangku kepentingan (stakeholders) utama

    o Buka komunikasi

• Persiapan

    o Tim Manajemen Krisis

    o Rencana Manajemen Krisis

    o Membangun sistem Komunikasi yang Efektif

• Penahanan

Merencanakan Kinerja Tinggi 

• Perencanaan Pusat = Kelompok spesialis perencanaan tradisional yang mengembangkan rencana untuk organisasi secara keseluruhan dan divisi serta departemen utamanya dan biasanya melapor langsung kepada presiden atau CEO

• Perencanaan Terdesentralisasi Manajer Berkinerja Tinggi bekerja dengan pakar perencanaan untuk mengembangkan tujuan dan rencana mereka sendiri

• Perencanaan menjadi hidup ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya

Perencanaan Di Tempat Kerja Baru

• Memiliki pernyataan misi dan visi yang kuat

• Tetapkan tujuan yang luas untuk keunggulan

• Membangun budaya yang mendorong pembelajaran

• Rangkul perencanaan yang digerakkan oleh peristiwa

• Memanfaatkan gugus tugas sementara

• Perencanaan masih dimulai dan berhenti di puncak