Materi 7 - Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen

 

Fungsi Controlling

Hallo sobat kuliner🙌 MinKul mau tanya nih, sobat kuliner pernah gak sih untuk mengontrol diri sendiri? Pastinya pernah ya! Di dalam fungsi manajemen ternyata juga ada fungsi controlling loh! Sobat kuliner penasaran gak nih tentang fungsi controlling? Karena sobat kuliner sudah penasaran, kali ini MinKul akan membahas mengenai fungsi controlling. Simak penjelasan MinKul yaa 😉

Pengertian Fungsi Pengawasan

        Kontrol adalah masalah kritis yang dihadapi setiap manager. Fokus kontrol ini terbagi ke beberapa hal seperti pengawasan kualitas, produktivitas, dan hal lain sebagai dasar basic system misalkan bagaimana mengalokasikan keuangan, bagaimana mengembangkan manusia dan juga bagaimana melakukan analisis kinerja keuangan serta evaluasi kinerja keseluruhan.

        Fungsi pengawasan di dalam organisasi adalah proses yang sistematik melalui manager meregulasi aktivitas-aktivitas organisasi agar konsisten dengan target atau sasaran yang ditetapkan sebelumnya. Pengawasan yang efektif memerlukan beberapa informasi seperti standar kinerja, kinerja actual, dan mengoreksi ketika ada masalah penyimpangan atau tidak mencapai standar kinerja yang sudah ditentukan.

            

Tipe Pengawasan

Ada 3 tipe pengawasan yaitu sebagai berikut :

1.      Feed forward : Pengawasan dilakukan sebelum aktivitas berjalan. Pengawasan ini berfokus pada manusia, barang dan sumber daya finansial. Pengawasan ini bertujuan agar tidak terjadinya penyimpangan sebelum kegiatan berjalan. Contohnya seperti melakukan test narkoba,  mengecek bahan baku

2.      Concurrent : Pengawasan dilakukan pada saat aktivitas tersebut berjalan. Melakukan monitoring terhadap aktivitas yang sedang berjalan untuk memastikan kekonsistenan antara aktivitas yang dilakukan dengan standar kinerja yang ditetapkan sebelumnya. Contohnya melakukan pengawasan kualitas total manajemen dan juga pengendalian kontrol setiap karyawan

3.      Feedback : pengawasan dilakukan setelah kegiatan berjalan. Contohnya menganalisis penjualan per karyawan, pengawasan kualitas final, dan survey customer.      

      Budgetary control (kontrol penganggaran) biasa digunakan sebagai metode dalam mengontrol/mengawasi kegiatan aktivitas managerial yang sering digunakan dan juga memonitor hasil akhir dengan budget yang sesuai. Untuk mengontrol budgetary control biasanya ada unit tersendiri yang melakukan audit atau pengawasan. Budget managers use akan melihat biaya seperti membandingkan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya dengan biaya pengeluaran, pendapatan, cash, dan juga modal yang sudah ditetapkan.

  

Metode Penganggaran 

Metode penganggaran tradisional ada 2 model

1.      Top-down budgeting :

a.       Manager tingkat menengah dan bawah menetapkan target anggaran departemen

b.      Dilakukan sesuai dengan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang ditentukan oleh manajemen

2.      Bottom-up budgeting :

a.       Manajer tingkat bawah menganggarkan kebutuhan sumber daya departemen

b.      Diteruskan ke manajemen atas untuk persetujuan

Laporan Keuangan 

Laporan keuangan bertujuan untuk memberikan informasi dasar tentang kontrol keuangan. Laporan keuangan terdiri dari 2 yaitu :

1. Neraca keuangan : menunjukkan posisi keuangan perusahaan sehubungan dengan asset dan kewajiban pada titik waktu tertentu. Asset yang dimiliki perusahaan harus tetap dan lancar. Kewajiban perusahaan apakah ada utang di perusahaan tersebut baik dalam jangka waktu yang pendek maupun jangka waktu yang panjang. Ekuitas pemilik merupakan kekayaan bersih perusahaan dalam bentuk saham.

2. Laporan laba rugi : merangkum kinerja keuangan perusahaan untuk interval waktu tertentu (pernyataan untung-rugi) yang berisikan pendapatan yang masuk ke organisasi tersebut dari semua sumber. Semua biaya pendapatan yang masuk dikurangi harga pokok, pejualan, bunga, pajak, dan penyusutan lalu hasilnya menunjukkan laba bersih apakah perusahaan atau organisasi tersebut untung atau rugi.

Manajer harus mampu mengevaluasi laporan keuangan yang membandingkan kinerja organisasi dengan data sebelumnya atau norma industry.

Ratio-ratio keuangan

Ratio-ratio keuangan antara lain :

Ratios	Cara Menentukan	Makna ratio
Liquidity ratios	Aset yang ada/kewajiban yang harus dipenuhi	1.      Kemampuan untuk memenuhi kewajiban utang yang ada saat ini 2.      Jika ada aset yang cukup untuk dikonversi menjadiuang tunai maka aset tersebut digunakan untuk melunasi utang
Activity ratios	Total penjualan/persediaan rata-rata	1.      Mengukur kinerja internal 2.      Berapa kali persediaan habis untuk memenuhi angka penjualan total 3.      Efektivitas perusahaan dalam mengubah pertanyaan menjadi penjualan
Profitability Ratios	Pendapatan/penjualan bersih Pendapatan kotor/penjualan Laba bersih/total aset	1.      Keuntungan relatif terhadap sumber, seperti penjualan atau aset 2.      Apa yang diperoleh perusahaan dari asetnya
Leverage Ratios	Jumlah utang/jumlah aset	1.      Mendanai kegiatan dengan uang pinjaman

 

Filosofi Pengawasan

Filosofi pengawasan ada 2 jenis yaitu :

1. Kontrol birokrasi : mempengaruhi perilaku karyawan dan menilai kinerja melalui aturan, kebijakan, hirarki otoritas, sistem penghargaan dan dokumentasi tertulis.

2. Kontrol desentralisasi, bergantung pada nilai-nilai budaya, tradisi, keyakinan bersama, dan kepercayaan

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) merupakan suatu komitmen seluruh organisasi untuk memasukkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui peningkatan berkelanjutan seperti pendekatan lingkaran kualitas, perbandingan, six sigma, pengurangan waktu siklus, dan peningkatan berkelanjutan. TQM tidak selalu berhasil seperti contohnya prinsip six sigma mungkin tidak sesuai untuk semua masalah organisasi.

 

Control System 

Control system dalam management dibagi menjadi 2 yaitu :

1.      Open-book management : berbagi informasi dan hasil keuangan dengan semua karyawan dalam organisasi tersebut

2.      Balanced scorecard : sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan  kapasitas organisasi untuk belajar dan berkembang